С 1 сентября 2022 года транспортную накладную можно составлять в электронном виде (п. 7 правил, утв. постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200). Переход на электронные перевозочные документы добровольный, организации вправе сами выбирать, продолжать оформлять документы на бумаге или начать применять электронные транспортные накладные (письмо Минтранса от 14.07.2022 № Д14/59-ПГ).

Использование электронного документооборота в грузоперевозках позволит ускорить бизнес-процессы, снизить издержки на обработку бумажных документов и четко фиксировать все шаги — от отправки груза отправителем до принятия груза получателем.

Если рассматривать интерфейсы на примере «Такском-Файлера», вся суть работы с форматом электронной транспортной накладной сводится к схеме: «Видишь обязательное поле – заполни обязательное поле». Также есть возможность интеграции вашей внутренней учетной системы с системой оператора ИС ЭПД. В этом случае экономится время на заполнение полей вручную.

Как начать работать с электронной транспортной накладной

Чтобы начать работать с электронной транспортной накладной, нужно:

· выбрать оператора ИС ЭПД и заключить с ним договор. Через данного оператора грузоотправители, перевозчики, грузополучатели будут обмениваться электронными перевозочными документами. Оператор ИС ЭПД должен состоять в реестре, размещенном на сайте Минтранса (подп. 31 п. 1 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ);

· оформить для сотрудников усиленную квалифицированную электронную подпись. Это нужно сделать всем участникам ИС ЭПД: грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику – для тех сотрудников, которые ставят свои подписи в транспортной накладной (в том числе для водителя).

Заключать соглашение с контрагентами не обязательно. Ведь соглашение необходимо при использовании простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи когда обмен документами происходит без участия оператора. Так как все участники перевозки подписывают электронные транспортные накладные УКЭП, и обмен документами происходит через оператора ИС ЭПД, соглашение можно не заключать. Но рекомендуем это сделать, чтобы прописать отдельные организационные вопросы. Например, пропишите обязанность составлять бумажный экземпляр транспортной накладной для грузоотправителя, если ее используют в качестве первичного документа.

Разберем процесс подключения к ИС ЭПД на примере сервиса «Такском-Файлер». Для начала работы нужно пройти четыре простых шага:

1. Оформите заявку на любой тариф. При оформлении заявки заявитель принимает оферту, которая является соглашением об электронном документообороте перевозочных документов с оператором информационной системы ЭПД.

2. Оплатите счет.

3. Получите логин и пароль для входа в информационную систему ЭПД «Такском-Файлер».

4. Добавьте контрагентов в разделе «Контрагенты» и используйте электронную транспортную накладную совместно с другими электронными документами.