График отпусков надо утвердить не позже чем за 14 дней до начала нового года, ст. 123 ТК. В этом году последний день, когда директор должен подписать документ, — 16 декабря, потому что две недели до нового года выпадают на выходной день, субботу. Опоздать с утверждением графика — организации придется заплатить штраф до 50 000 руб., ст. 5.27 ТК, п. 7 постановления Пленума Верховного суда от 23.12.2021 № 45.

72% сотрудников считают, что график отпусков — это формальный документ, а фактически можно отправлять работников в отпуск в зависимости от текущей ситуации. Но это ошибка. Если не отпустить сотрудника в отпуск по графику, проверяющие из ГИТ штрафуют, причем не только организацию, но и лично руководителя организации —  заплатить придется до 5000 руб.

При решении, в каком месяце запланировать отпуск, необходимо учитывать два ограничения. Во-первых, никому из работников нельзя не предоставлять отпуск два года подряд, ст. 124 ТК. Во-вторых, если сотрудника не отпустили в отпуск из-за производственной необходимости, он должен получить его не позже 12 месяцев с окончания рабочего года. При этом отсутствие у работодателя возможности отпустить работника в отпуск надо доказать, иначе отказ сотруднику в отдыхе будет незаконным.

Собрать пожелания сотрудников

В общем случае согласовать время отпуска нужно только с сотрудниками, которые вправе уйти в отпуск в удобное им время. Например, с несовершеннолетним или сотрудником, у которого трое и более детей в возрасте до 18 лет, при условии, что младшему не исполнилось 14 лет, ст. 267 и 262.2 ТК.

Спрашивать, когда хотят пойти в отпуск остальные сотрудники, вы не обязаны. Однако учесть их пожелания — в интересах компании. Это позволит минимизировать переносы отпусков, а также исключить конфликты с сотрудниками в отпускной период.

Если компания небольшая, разошлите работникам уведомления с просьбой предоставить их пожелания по датам отпуска. В крупной компании дайте задание собрать информацию руководителям подразделений.

Если сотрудники свои пожелания не выскажут или получить их мнение невозможно, например находится в отпуске по уходу за ребенком, на длительном больничном и т. д., распределяйте отпуска на свое усмотрение с учетом производственного процесса.

Планирование отпуска в определенные периоды

Можно запретить планировать отпуск на определенные периоды, если предоставление отпусков в определенные периоды неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации, работодатель вправе не планировать сотрудникам отпуска в это время.

Утвердите график отпусков

Утверждать график по форме № Т-7отдельным приказом не нужно. В документе есть гриф утверждения, где руководитель поставит дату и подпись. Если разработана своя форма и в ней нет грифа утверждения, необходимо издать соответствующий приказ.

Утвердить график надо не позднее чем за две недели до нового года.